„Vom Hängeregister zum virtuellen Sektempfang“

Wer kennt sie nicht? Die hellbraunen Hängeregister, die noch vor 20 Jahren in fast allen Büros zu finden waren. Und so auch bei uns. Jedes Training hatte ein Hängeregister, in welches alle wichtigen Informationen abgelegt wurden. Sogar relevante E-Mails zum Training wurden ausgedruckt und gesammelt. Zu jedem Training wurde eine Liste von Aufgaben erstellt, die dazu gehörigen Deadlines manuell mit einem ausgedruckten Kalender errechnet… Ich sehe noch sehr bildlich die Zettel mit falsch errechneten, durchgestrichenen, umdatierten Deadlines vor mir ….

Voller Elan sind wir 2010 daher an die Entwicklung eines Softwareprogramms für die Kundenbetreuung und Trainingsorganisation rangegangen. Bei der konkreten Anwendung kamen uns jedoch schnell Zweifel - der Unmut war groß, ob die Einführung des Programms tatsächlich eine Zeitersparnis bedeutet. Eine Trainerin sagte mir damals „passt auf, dass Ihr Euch nicht zum Sklaven der Technik macht“. An diesen Satz denke ich noch heute immer mal wieder.

Und wie es mit Veränderungen oft der Fall ist – ein paar Monate nach der Einführung des Programms habe ich mir es nicht mehr anders vorstellen können. Wie viel platzschonender, leichter, flexibler und automatisierter läuft die Betreuung der Trainings. Die Aufgaben werden automatisch generiert und sind an die Prozesse und Wünsche des jeweiligen Kunden angepasst. Jede/r BetreuerIn hat alle Aufgaben im Blick, die je nach Dringlichkeit „rot“ oder „gelb“ aufleuchten. Eine immense Zeitersparnis und Qualitätssicherung. Das ist nur ein Beispiel von vielen.

So arbeiten wir heute: Zoom Meetings sind an der Tagesordnung

Wie groß war unsere Skepsis, als eine Mitarbeiterin von heute auf morgen nach Frankreich gezogen ist und wir 2014 bereits den ersten Home-Office-Platz eingerichtet haben. Kann das überhaupt funktionieren? Welche Technik benötigen wir? Welche Prozesse müssen wir abwandeln? Der persönliche Kontakt ist uns doch so wichtig - wie soll ohne diesen die Zusammenarbeit gut laufen? Im Nachhinein bin ich sehr dankbar, dass wir ins kalte virtuelle Wasser geworfen wurden. So konnten wir zu einem Zeitpunkt, an dem das Thema für die meisten unserer Kunden noch nicht aktuell war, bereits Erfahrungen sammeln und die großen Vorteile der virtuellen Zusammenarbeit kennenlernen. Heute arbeitet mehr als die Hälfte unseres Teams regelmäßig sehr erfolgreich von zu Hause aus oder von unterwegs. Videokonferenzen, virtuelle Meetings und Kommunikation über Chats sind längst Alltag.

Die Zusammenarbeit mit unseren Kunden ist ohne die virtuelle Komponente inzwischen nicht mehr denkbar. Richtig eingesetzt bringt der virtuelle Austausch viele Vorteile: keine Fahrtzeiten, wenige Belastungen für die Umwelt und eine höhere zeitliche Flexibilität. Oft ist es auch die einzige Möglichkeit, alle Beteiligten an einen „Tisch“ zu bekommen. Diesen riesigen Vorteil konnten wir während unseres Sektempfangs zum Firmenjubiläum genießen und haben uns sehr gefreut, mit so vielen entfernt lebenden MitgestalterInnen aus der ganzen Welt unser Jubiläum feiern zu können.

Bleibt die Frage offen, wie wir unser 30-jähriges Jubiläum feiern werden? Ich weiß es noch nicht. Ich bin mir jedoch sicher, dass es in 10 Jahren viele neue Technologien geben wird, die die virtuelle Zusammenarbeit und auch virtuelle Events und Trainings noch realer gestalten werden. Ich und das ti communication-Team freuen sich darauf.