„Post Covid-19“ – Geschäftsreise nach Asien: Vertrauensmanagement in der Zusammenarbeit

Interview mit Molly Ng

Früher war es für einen internationalen Manager an der Tagesordnung, Geschäftsreisen zu unternehmen. Asiatische Länder waren dabei oft die Hauptdestinationen. Die weltweite Corona-Pandemie hat aber dazu geführt, dass solche Reisen nicht mehr durchgeführt werden konnten. Auch Entsendungen aller Art lagen vielfach auf Eis. Nun nehmen die Geschäftstätigkeiten wieder langsam an Fahrt auf. Was es dabei zu beachten gibt, haben wir von unserer Trainerin Molly Ng im Interview erfahren.

ti communication: Frau Ng, Sie haben als Expertin mit Länderschwerpunkten in Ost- und Südostasien täglich Kontakt zu Unternehmen, die langsam beginnen, die Geschäftsreisetätigkeit nach Asien wieder verstärkt aufzunehmen. Welche Entwicklung konnten Sie hierbei beobachten?

Molly Ng: Seit dem Jahr 2020 haben viele Geschäftsreisende sehr starke Einschränkungen bzw. fast einen Stillstand in Sachen Reisetätigkeit erlebt. Als die Infektionswellen in den letzten zwei Jahren zwischendurch abflauten, konnte man durchaus vereinzelt Geschäftsreisen beobachten, die allerdings sehr stark davon abhängig waren, ob die zu bereisenden Länder Besucher erlaubten. Während wir in Europa mittlerweile meist freie Fahrt haben, verschließen viele Länder in Asien noch ihre Türen. Zum Beispiel lässt China mit seiner null-Covid Politik kaum Geschäftsreisende ins Land. Die Visagenehmigungsverfahren für Entsendungen dauern um ein Vielfaches länger als vor der Pandemie. Tatsächlich müssen einige Entsendungen ausfallen oder werden vorübergehend auf Eis gelegt. Vereinzelt sind Geschäftsreisen jedoch unabdingbar, beispielsweise wenn Unternehmen für den Bau einer neuen Produktionsstätte oder für eine gemeinsame Produktentwicklung mit ihrem Partner vor Ort sein müssen, da solche Prozesse nicht in virtueller Form stattfinden können. Teilweise möchten asiatische Partner oder Kunden ganz auf virtuelle Meetings verzichten und fordern f2f-Treffen mit den deutschen Unternehmen.

ti communication: Was hat sich bei der Organisation und Durchführung von Geschäftsreisen seit der Corona-Pandemie geändert?

Molly Ng: Einiges. Erstens kostet es seit der Pandemie grundsätzlich mehr Zeit und Aufwand, Geschäftsreisen zu planen. Es fängt mit der genauen Prüfung der Einreiserichtlinien des Ziellandes an, die aufgrund der dynamischen Entwicklung der Pandemie (z. B. sich schnell ändernde Vorgaben der lokalen Behörden) regelmäßig aktualisiert werden müssen. Während es früher selbstverständlich war, in manche Länder ohne Visum und Einschränkungen einreisen zu können, so muss man heute lange auf ein Visum oder eine Genehmigung warten. Aus diesem Grund ist es sehr wichtig, Informationen nur aus offiziellen und vertrauenswürdigen Quellen zu beziehen. Häufig helfen auch die Partner im jeweiligen Zielland, die Informationen zu besorgen. Grundsätzlich muss man mit der Planung lange im Voraus beginnen. Ich habe des Öfteren von Unternehmen erfahren, dass Flüge mehrmals umgebucht werden mussten, weil die Genehmigung noch nicht erteilt oder gar abgelehnt wurde. Solche Situationen erfordern eine sehr hohe Flexibilität und ein gewisses Maß an Ambiguitätstoleranz.

ti communication: Was muss man für die Einreise noch beachten?

Bei der Durchführung von Geschäftsreisen muss sichergestellt werden, dass die Impfnachweise anerkannt werden. Dies bedeutet i.d.R., dass sich die Reisenden die entsprechende Corona-App des Ziellandes installieren und prüfen müssen, ob diese auch den jeweiligen Nachweis akzeptiert. Darüber hinaus sind Corona-Testnachweise ein großes Thema. Ein negativer PCR-Test ist bei Reiseantritt erforderlich und muss zeitnah koordiniert werden. Auch die Quarantänezeit muss bei der Planung der Dauer einer Geschäftsreise berücksichtigt werden. Um den Reisenden eine reibungslose Reise zu ermöglichen und sie entsprechend zu unterstützen, müssen Unternehmen grundsätzlich mehr Zeitaufwand und Kosten einplanen sowie mit stressigeren Kommunikationssituationen rechnen.

ti communication: Auf welche Aspekte der Wiederaufnahme von Geschäftsreisen nach Asien sollten sich Unternehmen und ihre Mitarbeiter*innen Ihrer Meinung nach besonders vorbereiten?

Molly Ng: Das A und O beim Geschäft mit asiatischen Partnern ist die Aufrechterhaltung einer guten Beziehung. Da viele Geschäftsreisen während der Pandemie nicht oder nur stark eingeschränkt stattfinden konnten, ist es für Unternehmen umso wichtiger, den virtuellen Kontakt nach Asien weiterhin zu pflegen. Ein regelmäßiger Austausch durch synchrone oder asynchrone Kommunikation ist erforderlich. Die meisten Asiaten sind für Social Media bzw. Chat-Medien sehr offen – deutsche Unternehmen sollten solche Kanäle nutzen, um mit dem Partner zu kommunizieren, solange keine vertraulichen Informationen ausgetauscht werden.

Für eine Wiederaufnahme von Geschäftsreisen ist eine gute Vorbereitung erforderlich. Welche Gültigkeitsdauer hat ein Testergebnis, das Vorort akzeptiert wird? Welche Maßnahmen zur räumlichen Distanzierung gelten unterwegs? Was hat sich am Besuchsort oder am Flughafen geändert? - All diese Fragen müssen beantwortet werden. Beim Kontakt zum asiatischen Partner ist es außerdem notwendig, die eigenen Erwartungen und die des besuchten Unternehmens zu klären. Welchen Abstand möchte ich halten? Welche Maßnahmen haben die anderen? Bin ich bereit, beispielsweise in eine Bar mit dem Geschäftspartner zu gehen? Wie ist es mit einem Essen im Restaurant? Welche Regeln gibt es und was kann ich mir selbst zumuten? Weitere Vorbereitungsmaßnahmen sind praktische Dinge wie die Bereitstellung ausreichend vieler Masken (in tropischen Ländern müssen die Masken öfter ausgetauscht werden), das Herunterladen der passenden Corona-App oder die Bereitstellung von kleinen Geschenken als Aufmerksamkeit sowie ausreichend vieler Visitenkarten.

ti communication: Visitenkarten - Ist das nicht ein bisschen altmodisch?

Ja, das mag etwas altmodisch klingen, doch viele asiatische Kulturen legen noch einen hohen Wert auf die kleinen Vierecke. Ein Tipp hierzu: lassen Sie die Visitenkarten auch mit einem QR-Code versehen, damit der Geschäftspartner die Daten sofort digital erfassen kann. Ein weiterer Punkt: Man sollte auf jeden Fall einen Plan B im Koffer haben. Was passiert, wenn ich positiv getestet werde, nicht ins Flugzeug darf oder wenn sich plötzlich die Richtlinien vor Ort ändern? Nicht zuletzt sollten die Reisenden auf das Interkulturelle beim Kontakt mit asiatischen Geschäftspartnern vorbereitet sein. Sich für die andere Kultur zu sensibilisieren, hilft nicht nur, die eigene Selbstsicherheit im Kontakt zum Partner zu erhöhen, sondern auch mögliche Missverständnisse oder Fettnäpfchen zu vermeiden.

ti communication: Welche Möglichkeiten sehen Sie, diesen Herausforderungen zu begegnen?

Molly Ng: Es braucht tatsächlich mehr Aufwand und man sollte immer mit Veränderungen bzw. Verzögerungen rechnen. Die Vorteile, die Geschäftsreisen mit sich bringen, überragen jedoch den damit verbundenen Aufwand. Nur durch persönliche Treffen können z.B. neue Produkte oder Dienstleistungen optimal eingeführt werden. Eine persönliche Zusammenarbeit fördert Innovationen, weil man nicht im gewohnten Umfeld arbeitet und so vielleicht neue Ideen generieren kann. Außerdem wird durch gemeinsames Essen, Trinken oder auch nur durch lockeres Plaudern die Beziehung gestärkt. Laut einer Studie geben 62% der Befragten an, den größten Vorteil der Businesstravel-Kultur in der Entwicklung einer Beziehung zum Kunden zu sehen. Unternehmen können Teams, die weltweit verteilt arbeiten, besser managen und das Vertrauen untereinander stärken, wenn ab und an ein persönliches Treffen stattfindet.

ti communication: Haben Sie zum Schluss noch einen Tipp, den Sie den Unternehmen mit auf den Weg geben wollen?

Molly Ng: Unternehmen sollten im Voraus planen. Möglichst sollte der asiatische Geschäftspartner miteinbezogen werden, weshalb eine engmaschige, gute Absprache notwendig ist. Spielen Sie den aktiveren Part und initiieren die Zusammenkunft. Die Geschäftsreisenden sollten sich auch mit der Kultur des Partners vertraut machen, damit die kostbare Zeit vor Ort auch wirklich optimal und reibungslos genutzt wird.

ti communication: Herzlichen Dank für das Interview!

Zur Person:

Molly Ng ist gebürtige Sino-Malaysierin. Als interkulturelle Trainerin & Beraterin verfügt sie über langjährige Expertise in der Konzipierung und Durchführung interkultureller Coaching- und Trainingsmaßnahmen in der deutsch-asiatischen Zusammenarbeit. Dabei unterstützt sie die Unternehmen in ihrer Geschäftsentwicklung und dem Wissenstransfer in Ost- und Südostasien durch maßgeschneiderte interkulturelle Vorbereitung und Begleitung. Molly Ng hat sich in International Profiler (TIP), Lego® Serious Play®, in Neurowissenschaft-Masterclass Brain, Mind and Culture sowie als Team-Coach zertifiziert und weiterqualifiziert. Ihre Länderschwerpunkte sind: Greater China, Japan, Südkorea, Malaysia, Singapur, Thailand, Indonesien, Vietnam und Deutschland.

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